Die Digitalisierung des Ankaufprozesses für Investitionsimmobilien

Der analoge Arbeitsschritt wird zur Bremse

Im Ankaufsprozess zählen Präzision und Geschwindigkeit. Sie sind die Trümpfe in einem Markt mit zu viel Kapital, das derzeit auf ein zu geringes Angebot an Investitionsmöglichkeiten trifft. Investoren müssen in einem manuellen Prozess schnell sein, ohne die Präzision in Recherche und Kalkulation zu verlieren. Selbst personell gut aufgestellte Investoren können häufig kaum mehr als zwanzig bis dreißig Prozent aller eingehenden Exposés sichten.

Teil der Problematik sind viele kleine, manuelle Schritte, die teilweise elektronisch verarbeitet werden, aber weder digitalisiert noch standardisiert sind. Zur Anlagestrategie passende Objekte müssen zunächst identifiziert und Erstnachweise dokumentiert werden. Schon die erste Einschätzung wird durch die schwankende Qualität der Exposés erschwert und macht die Beschaffung weiterer Daten, wie z.B. Marktpreisen oder Preistrends, notwendig. Es folgen die Berechnung verschiedener Investitionsszenarien und der Austausch wichtiger Unterlagen. Hinter jedem dieser Schritte verbergen sich Recherchearbeiten und Wartezeiten. Solche Brüche verlangsamen den Prozess: bis zum Gang zum Notar vergehen oftmals bis zu zwölf Wochen.

Können wir von der Automobilbranche lernen?

Wenn ein historischer Vergleich angebracht scheint, so steht die Immobilienwirtschaft im Bereich des Transaktionsprozesses noch vor der Einführung des Fließbandes. Dabei könnte die Einführung standardisierter Verfahren den Zeitaufwand und Kosten enorm senken. Das langfristige Ziel sollte jedoch nicht das Fließband, sondern die Automatisierungsstufe moderner Fertigungsinseln darstellen. Das korrekte und normierte Werkstück kommt zum exakten Zeitpunkt beim Spezialisten an. Dieser hat alle passenden Werkzeuge zur Hand und muss nur seine Arbeitsschritte ausführen. Das System leitet das Objekt dann automatisch an die nächste passende Station weiter.

Die Immobilie als Werkstück

Bei der Digitalisierung des Transaktionsprozesses geht es nicht um den Austausch jeglicher menschlichen Expertise und Arbeitskraft gegen künstliche Intelligenz. Nur Menschen können derzeit den Zustand eines Gebäudes korrekt einschätzen oder den Termin beim Notar wahrnehmen. Dennoch steigt mit dem Grad der Digitalisierung des Gesamtprozesses auch die Effizienz jedes Einzelnen.

Im konkreten Fall einer Investitionsimmobilie ist das angebotene Objekt das Werkstück, welches bis zum finalen Vertragsabschluss bearbeitet wird. Wie in jeder Fabrik muss der Rohling in einer standardisierten Form ankommen. Diese Standardisierung ist bereits heute möglich!

Dazu müssen die Objekte von Anfang an digital verarbeitet werden. Bei der Erfassung durch den Makler werden sie automatisch mit Daten, wie Mietspiegeln, Marktbenchpreisen oder Umgebungsvariablen angereichert. Das System übernimmt anschließend die Berechnung, Bewertung sowie Standardisierung und löst den Versand aller benötigten Nachweise aus. Wie auf einem Werksgelände wird der Zugang zu den Angeboten streng geschützt. Die Anbieter können selbst bestimmen, welcher potenzielle Käufer oder welche Gruppe von Käufern das Angebot exklusiv erhält und schützt sich so vor der Konkurrenz durch Kopiermakler.

Um das Investment optimal bewerten zu können, benötigt der Transaktionsmanager an seiner Station ein Angebot mit allen relevanten Finanzkennzahlen und KPIs – wie IRR, L2V etc. – sowie eine Bilanzierung nach HGB/IFRS und einer 10-Jahres Cash-Flow Prognose. Sollten Anpassungen, wie Flächenoptimierungsmaßnahmen oder Änderung von Kostenparametern (z.B. operative Kosten oder Mieterwechsel), notwendig sein, muss es möglich sein, diese neuen Szenarien direkt im System durchrechnen zu lassen. Eine Entscheidung benötigte also nur wenige Klicks, da das Werkstück perfekt für diesen Arbeitsschritt aufbereitet wäre.

Die Digitalisierung ermöglicht Geschwindigkeit und Präzision

Auch die folgenden Schritte können schon heute digital abgebildet werden: Unterlagen, wie der LOI oder Vertragsdokumente, lassen sich geschützt austauschen. Der Makler muss sie nur einmal einstellen und jeder autorisierte Kunde hat auf Anfrage Zugriff. Am Ende bleiben nur noch wenige Brüche in Form analoger Prozessschritte, wie der der Objektbesichtigung, übrig.

Die Suche profitiert in ähnlicher Weise von der Digitalisierung, denn standardisierte Objekte können leicht verglichen werden, da sie auf der gleichen Datenbasis beruhen und nach derselben Methode berechnet werden. Sie sind mit allen notwendigen Daten verknüpft und einfach durchsuchbar. So ist es von vornherein möglich, bei der Suche nach den KPIs zu filtern, die der eigenen Anlagestrategie entsprechen.

Digitalisierte Transaktionslösungen wie 21st-TEAS und 21st-Market ermöglichen es Investoren, Geschwindigkeit und Präzision gleichzeitig zu steigern. Anstatt in zwölf Wochen können Transaktionsvorgänge in wenigen Tagen abgeschlossen werden. Makler gewinnen ebenfalls, denn sie können wertvolle Investitionsimmobilien sicher, ohne großen Aufwand und ohne Kosten einem exklusiven Kundenkreis anbieten. Anstatt eine weitere Nischenlösung zu erschaffen, war es für die 21st Real Estate schnell klar, dass nur eine ganzheitliche Digitalisierung des Prozesses das Potential voll erschließen kann. Die Automobilbranche ist in diesem Bereich schon lange erfolgreich, nun gilt es für die Immobilienwirtschaft nachzuziehen.