Wie geht moderne Kommunikation mit Wohneigentumsgemeinschaften?

Obwohl eine Gesetzesnovelle bereits Ende 2020 die digitale Kommunikation zwischen Hausverwaltungen und den Wohneigentümergemeinschaften neu geregelt hat, erfahren wir in Gesprächen mit den Betroffenen immer noch, dass es in Bezug auf die Rahmenbedingungen große Unsicherheiten gibt. Dabei geht es in erster Linie natürlich um die Rechtssicherheit der bei der Jahresversammlung gefassten Beschlüsse.

Rahmenbedingungen werden komplexer

So sieht z.B. das Gesetz einen Beschluss der WEG vor, damit die Versammlungen überhaupt digital erfolgen können. Formell muss also eine „analoge“ Präsenzveranstaltung den Einsatz von digitalen Möglichkeiten zunächst beschließen.

In Bezug auf die Ausgestaltung und den Einsatz der digitalen Mittel macht das Gesetz keine Vorgabe; hier sind die Eigentümer vollkommen frei, die technischen und organisatorischen Vorgaben selbst zu regeln. Das geht sogar so weit, dass einzelne Teilnahmerechte per Beschluss sogar beschränkt oder ausgeschlossen werden können.

Allerdings können aus dieser Unschärfe auch weitere Unsicherheiten entstehen. Themen wie DSGVO-Konformität und Datensicherheit, Durchführen von hybriden Versammlungen oder die Frage, wie ich sicherstellen kann, dass die Versammlung auch digital nicht-öffentlich bleibt, treiben WEG-Mitglieder und -Verwaltungen gleichermaßen um. Und auch die Frage nach rechtzeitiger Einladung – reicht hier eine E-Mail überhaupt aus – oder der Bereitstellung aller Unterlagen müssen zur rechtssicher und zur Zufriedenheit der gesamten WEG gelöst werden.

Digitale Verfügbarkeit von Dokumenten

Doch den Beteiligten geht es nicht nur um Rechtssicherheit oder die DSGVO: In vielen Gesprächen haben wir festgestellt, dass es vor allem um eine integrierte Lösung geht, in der sowohl die Dokumentenverwaltung als auch die Kommunikation stattfindet, so dass es allen Beteiligten einfacher gemacht wird, die eigene Wohnung bzw. die WEG Liegenschaft zu verwalten. Man könnte argumentieren, dass dies ja der Anspruch von jeglicher Digitalisierung sei; die Praxis zeigt jedoch, dass häufig Insellösungen eingesetzt werden, die aber gar nicht oder unzureichend miteinander kommunizieren. Dies mag kurzfristig bestimmte Bedarfe decken (z.B. schnell eine Videokonferenzlösung einführen, weil die Jahresversammlung ansteht). Langfristig sind wir jedoch von einer intrigierten und integrierbaren Lösung komplett überzeugt.

Als Beispiel sei das Teilen von wichtigen Dokumenten der WEG genannt: Hierzu zählen sämtliche Beschlüsse der bereits durchgeführten Eigentümerversammlungen, wichtige Verträge zur Stromversorgung des Hauses, aber auch von Versicherungen oder der Müllentsorgung, und natürlich auch die Teilungserklärung der WEG. Wenn alle diese Dokumente digital verfügbar sind, dann bedeutet dies für alle Beteiligten eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis, da es keine Notwendigkeit mehr gibt, dass Jemand die Dokumente bei der Verwaltung vor Ort einsehen muss oder die Verwaltung via E-Mail oder Telefon darum bittet einem diese zukommen zu lassen.

Herausforderung Online-Abstimmung

Eine Besonderheit in diesem digitalen Kosmos stellt übrigens das Abstimmen und die Beschlussfassung dar, da es hier zahlreiche Herausforderungen zu lösen gilt: So darf eine Abstimmung natürlich nicht nur online verfügbar sein, sondern muss auch von Beteiligten „vor Ort“ genutzt werden können, denn aus unserer Sicht werden zahlreiche WEG-Versammlungen, gerade von größeren Liegenschaften, in den nächsten Jahren in vielen Fällen ein hybrides Modell wählen, alleine schon weil durch die Altersstruktur der Eigentümer die reine Onlineteilnahme nicht möglich oder nicht gewünscht ist. Doch Hybrid ist nicht gleich Hybrid: Soll die Abstimmung vor Ort dann über eine spezielle App auf dem eigenen Smartphone laufen? Sollen dedizierte Geräte genutzt werden? Wie werden die Identität und die Berechtigung der Abstimmenden sichergestellt? All diese Fragen zeigen, wie wichtig auch hier eine saubere technische Lösung ist, die flexibel auf die Wünsche aller Beteiligten eingehen kann.

Anforderungen an digitale Plattformen

Dies gilt auch für die inhaltlichen Anforderungen: Natürlich muss jedes Tool zur digitalen Abstimmung berücksichtigen, wer überhaupt stimmberechtigt ist und ob z.B. nach Teilnehmer (Kopfprinzip), nach Miteigentumsanteil (MEA) oder noch nach Wohnfläche abgestimmt wird? Sind doppelt qualifizierte Mehrheiten erforderlich? Wie können Vollmachten so verwaltet werden, dass die Abstimmung ihre Rechtsgültigkeit behält? Und natürlich muss das Abstimmungsergebnis genau protokolliert und den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Hier bietet eine integrierte Anwendung weitere Vorteile: Man kann die Abstimmungen direkt in der Videokonferenz durchführen und so das Ergebnis live mitverfolgen und es erübrigt sich das Nachrechnen bzw. Überprüfen von Vollmachten und den damit einhergehenden Weisungen, da in der digitalen Lösung bereits alles hinterlegt und berücksichtigt ist. Noch wichtiger ist allerdings die Möglichkeit, Abstimmungen bereits vor der Veranstaltung durchführen zu können. So können Eigentümer ihre Stimme abgeben, auch wenn sie nicht an der WEG-Versammlung teilnehmen können oder wollen.

All dies muss in einer digitalen Plattform berücksichtigt werden, damit sie zum einen Rechtskonformität und Datensicherheit bietet und auf der anderen Seite durch Einfachheit, Transparenz und Flexibilität Mehrwerte für alle Beteiligten schafft, seien es die Eigentümer, deren Rechtsvertreter oder natürlich die Verwaltungen.