KI ist längst nicht mehr aus der German PropTech Szene und den vielen innovativen Unternehmen der GPTI wegzudenken. Jedoch lassen sich bei Weitem weiterhin nicht alle Probleme durch selbst lernende Systeme abbilden oder lösen. In einigen Fällen bedarf es noch immer der Unterstützung durch menschliche Verwalter:innen. Besonders, wenn es um die Besonderheiten der WEG-Verwaltung und die Wünsche der Eigentümer:innen geht.
KI ist längst keine bloße Idee mehr
Sprachmodelle, wie ChatGPT, Google Bard und co. haben den KI-Boom in deutschen Start-Ups und auch in der PropTech-Szene noch einmal zusätzlich befeuert. Modelle, die sonst aufwendig entwickelt und trainiert werden mussten, stehen nun zu geringen Kosten und bequem per API (Schnittstelle) zur Verfügung.
Dabei haben diese generischen Sprachmodelle jedoch kein dediziertes Fachwissen über WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, oder Property Management, sondern sind geschaffen, allgemeine, durch Menschen beschriebene Probleme zu verstehen, zu lösen und im Anschluss für Menschen verständlich und im richtigen Kontext wiederzugeben.
Dedizierte und auf Verwaltungsfragen trainierte Modelle haben zusätzlich die Möglichkeit auf spezifische Fragestellungen rund um die Verwaltung, Bewirtschaftung und technische Betreuung von Immobilien Antworten zu geben.
Die wahre Stärke der KI liegt in den Daten
Wie vor einigen Wochen hier im Blog aufgezeigt, ist eine KI für ein Unternehmen und speziell für ein PropTech nur dann effektiv nutzbar, wenn eine richtige und umfassende Datenbasis vorliegt und entsprechend zugänglich gemacht werden kann.
Erst durch die Verbindung von Daten und dem effektiven Training der KI kann diese im Anschluss Aufgaben selbstständig lösen. Dazu ist die Implementierung von einem zentralen ERP-System (Enterprise Ressource Planning) und einem DMS (Document Management Systems) unverzichtbar.
Nicht immer ist KI die Lösung
Auch wenn durch KI und Automatisierung von Hintergrund-, Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen viele zusätzliche Effizienzen geschaffen werden, bedarf es gerade im Bereich der WEG-Verwaltung an vielen Stellen noch immer einer menschlichen Verwalter:in.
Wohneigentumsgesetz sieht keine KI-Verwaltung vor
Im Bereich der WEG-Verwaltung, sprich der Betreuung, Verwaltung und Bewirtschaftung von Eigentümergemeinschaften, sieht der Gesetzgeber zum gegenwärtigen Zeitpunkt eine rein digitale oder KI-basierte Verwaltung schlicht nicht vor.
Mit der letzten Reform des WEG haben die Eigentümer:innen das Recht auf eine IHK-zertifizierte Verwalter:in erhalten (§ 26a WEG). Deren Aufgaben umfassen unter anderem das Führen und Leiten der mindestens einmal jährlichen Eigentümerversammlung, das Vertreten der Gemeinschaft gegenüber Dritten, die technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums und die Buchführung und Erstellung einer Hausgeldabrechnung für die Gemeinschaft.
Viele dieser Tätigkeiten im Hintergrund lassen sich digital unterstützen oder gar ganz automatisieren, jedoch sind besonders die Anwesenheit auf hybriden Eigentümerversammlungen, die Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Dritten – oder gar vor Gericht – und die technische Verwaltung nicht ohne Weiteres digital abbildbar.
Selbstverwaltung ist von vielen Eigentümer:innen nicht gewünscht
Eine Lösung, diese rechtliche Hürde zu überwinden, ist die Selbstverwaltung. Dabei übernehmen die technischen Verwaltung sowie die Kommunikation mit Dienstleister:innen (Handwerker:innen und Versorger:innen) die Beiräte der Gemeinschaften. Diese werden durch die Gemeinschaft zu Verwalter:innen bestellt und sind im Zweifel verantwortlich.
Die bestellten Beiräte übernehmen in diesem Fall alle Aufgaben, die eine rein digitale oder KI-basierte Verwaltung aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht übernehmen kann.
Die digitale Verwaltung im Hintergrund beschränkt sich hier aktuell noch auf die Übernahme von Buchhaltung, Abrechnung sowie die Beratung der Beiräte.
Das Problem: In vielen Fällen wollen die gewählten Beiräte nicht die Verantwortung für die gesamte Gemeinschaft tragen. Auch wissen die betreffenden Beiräte häufig nicht genau über die rechtlichen, technischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte der Verwaltung Bescheid und haben Sorge, hier ausschließlich auf eine künstliche Intelligenz zu vertrauen.
Eigentümer:innen wünschen sich persönliche Ansprechpartner:innen
In vielen Fällen wünschen sich Eigentümer:innen eine direkte, persönliche Ansprechpartner:in, die bei Problemen erreichbar ist und im Zweifel als Verantwortliche Rede und Antwort stehen muss.
Chatbots können zwar für eine deutlich höhere Erreichbarkeit sorgen, aber gerade ältere Eigentümer:innen wünschen sich das persönliche Gespräch am Telefon oder ein Treffen im Rahmen der jährlichen Eigentümerversammlung. Im Rahmen von technischen Begehungen ist ohnehin die physische Anwesenheit einer geschulten Verwalter:in notwendig.
Der richtige Ansatz für moderne WEG-Verwaltung liegt daher in der Verbindung von digitalen Prozessen, dem Einsatz von KI und menschlichen Verwalter:innen vor Ort.
Verbindung von KI-Einsatz und Menschlichkeit
Der richtige Ansatz für moderne WEG-Verwaltung liegt daher in der Verbindung von digitalen Prozessen, dem Einsatz von KI und menschlichen Verwalter:innen vor Ort. Während Hintergrundprozesse wie die Buchhaltung durch die effiziente Verknüpfung von DMS und ERP-System großteils automatisiert werden kann, bedarf es an anderen Stellen der physischen Präsenz von gut geschulten Verwalter:innen.
Der Vorsprung moderner und digitaler WEG-Verwaltungsunternehmen begründet sich in der Schaffung von Effizienzen. Verwalter:innen, die sich weniger oder dank KI und Automatisierung nicht um einfache, zeitfressende und wiederkehrende Tätigkeiten kümmern müssen, haben wieder mehr Zeit für die Kundenkommunikation, die Umsetzung von Beschlüssen und die vorausschauende Bewirtschaftung von betreuten Liegenschaften.
Marcel Tamm
Marcel Tamm ist CEO und Co-Gründer der Erste Hausverwaltung GmbH – ein PropTech Unternehmen mit Sitz in Köln, das sich auf die Symbiose von Prozess-Digitalisierung im Property Management und lokalen Verwalter:innen vor Ort spezialisiert hat. Mit seinem engagierten Team von über 80 Mitarbeitenden verwaltet das Unternehmen erfolgreich rund 8,000 Wohnungen.