5 Prozessbooster für Asset-Manager

Höhere Finanzierungskosten, steigende Energiepreise, mehr Mietausfälle, mögliche Gebäudeschäden durch Klimakapriolen: Nach zehn Jahren Boom steht der Immobilienmarkt aktuell vor einem Umbruch – und einer Dekade der Prozesskostenoptimierung. Erfolgsentscheidend wird der digitale Umgang mit Gebäudeinformationen. Einige Prozess-Booster sollten Asset-Manager jetzt verstärkt beachten.

Für Bestandshalter erhöht sich der Zwang, angesichts zunehmender externer Risikofaktoren die Margen zu schützen und zu verbessern. Wie das BF.Quartalsbarometer Q3 2022 zeigt, ist die Stimmung bei Immobilienfinanzierern auf ein Rekordtief gesunken. 82 Prozent der Projektentwickler bekommen bereits restriktivere Finanzierungsbedingungen der Banken zu spüren. Besonders bei Bestandsimmobilien sind die Margen um 19 Basispunkte gesunken. In der letzten Dekade haben niedrige Zinsen und steigende Preise viele ineffiziente Prozesse im Immobilienmanagement kompensiert. Wertzuwächse haben schlechtes Gebäudemanagement kaschiert. Das ändert sich gerade fundamental. Wir stehen vor einer Dekade der Prozesskostenoptimierung, in der die Digitalisierung disruptiv analoge Prozesse ablöst.

Die Prozesskostenoptimierung treibt bereits jetzt die Nachfrage nach Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Denn: Bestandshalter haben erkannt, dass sie vom Umbruch profitieren können – wenn sie versteckte Ressourcen freilegen. Dabei helfen Informationen und Daten, die in zehntausenden Objektdokumenten versteckt sind. Bei einem Immobilientransaktionsvolumen von rund 67 Milliarden Euro in 2022 könnte ein Millionenpotenzial gehoben werden. Laut EY gilt eine adäquate Datengrundlage allein für eine ESG-konforme Portfolio-Strategie für 98 Prozent der Immobilienunternehmen als ausschlaggebend. Ohne die passenden ESG-Daten drohen Verwaltern Verluste für sogenannte Strandet Assets, also unverkäufliche Objekte.

Prozessbooster 1: Kalkulierbare Wertschöpfung durch aktives Asset-Risk-Management

Welche monetären Auswirkungen haben Gesetzesänderungen auf den Immobilienbestand? Was bedeuten Taxonomie und Compliance-Regeln für frühere und künftige Transaktionen? Welche tatsächlichen Kosten entstehen im Immobilienportfolio durch steigende Energiepreise oder zunehmende Unwetter – und was bedeutet das für die Mieteinnahmen? Um Antworten auf diese und ähnliche Fragen zu finden, braucht es Informationen. Je genauer und umfangreicher die Informationen vorliegen, desto valider ist die Entscheidungsgrundlage. Viele Immobilienunternehmen haben bisher theoretisch verfügbare Informationen noch nicht annährend genutzt, weil diese nicht zentral vorliegen. Oder die Berechnungen bieten eher grobe Anhaltspunkte, weil die Datenqualität veraltet ist. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen ein aktives Risk-Management, indem Asset-, Transaktions- und Fondsmanager relevante und aktuelle Dokumente und Informationen in Entscheidungsprozessen nutzen, um Berechnungen anzustellen und Szenarien zu entwerfen. Aktuelle Kennzahlen wie die gewichtete durchschnittliche Mietvertragslaufzeit Walt, die Bruttomietfläche oder Nebenkosten lassen sich unter dem Blickwinkel von ESG und Energiepreisen neu bewerten.

Prozessbooster 2: Entscheidungsfähigkeit

Zinswende, nachlassende Neubautätigkeit, Corona-Pandemie und die durch den Ukraine-Krieg ausgelöste Rezession verändern die Nachfragesituation auf dem Immobilienmarkt ebenso wie die EU-Taxonomie. Pauschal von einer nachlassenden Nachfrage zu sprechen, wäre ebenso falsch wie von pauschal sinkenden Preisen. Investoren und Mietinteressenten schauen sich die Objekte noch genauer an. Faktoren wie Energieeffizienz und Objektqualität werden stärker gewichtet. Zertifizierte Neubauten und zukunftsfähige Objekte dürften aufgewertet werden. Alter Gebäudebestand wird eine weitere Abwertung erfahren. Laut EY-Befragung ist für 71 Prozent der Immobilienunternehmen wegen der in der Taxonomie festgeschriebenen ökologischen und sozialen Anforderungen der Druck bereits deutlich gestiegen. Diese neue Bedürfnislage rückt die Informationsqualität verstärkt in den Fokus. Wer über sämtliche Informationen verfügt, kann schneller und besser entscheiden als die Konkurrenz. Das gilt für Investitionsentscheidungen bei An- und Verkaufsprozessen ebenso wie für Entscheidungen im täglichen Objektmanagement. Dadurch lassen sich im Idealfall bessere Mietrenditen oder Verkaufspreise erzielen – beziehungsweise überhaupt Transaktionen anstoßen.

Prozessbooster 3: Zeitersparnis

Berechnungen auf Grundlage des Fraunhofer Instituts zeigen, dass allein die schätzungsweise 165.000 in der Immobilienverwaltung beschäftigten Büromitarbeiter pro Jahr Kosten in Höhe von 0,49 Mrd. Euro erzeugen – weil jeder von ihnen 30 Minuten pro Tag nach Dokumenten sucht. Ein riesiger Hebel zur Prozesskostenoptimierung liegt für Immobilienunternehmen daher im Dokumentenmanagement. Ein KI-basiertes DMS spart nicht nur Zeit bei der Ablage, die das System übernimmt. Es spart vor allem Zeit bei der Suche und dem täglichen Handling. Hinzu kommt: Wenn jedes Dokument für jeden eindeutig auffindbar und nutzbar ist, sinkt der Abstimmungs- und Klärungsbedarf. Auch die Kompatibilität von Dateiformaten hilft, Zeit zu sparen – indem Dokumente einheitlich verwendbar werden. Docunite etwa wandelt sämtliche Dokumente in PDFs um, wodurch sie schneller verfügbar sind.

Prozessbooster 4: Souveränität

Je größer Immobilienunternehmen sind, desto einfacher können sich Mitarbeiter verstecken oder Zuständigkeiten diskutieren – was auf die Wertschöpfung drückt. Aus Gesprächen wissen wir, wie oft Dokumente nicht weitergeleitet oder bearbeitet werden, weil Mitarbeiter nicht sicher sind, ob es sich um die neusten und richtigen Varianten handelt. Ein einfaches Dokumentenmanagement ermöglicht es hingegen allen Mitarbeitern und Abteilungen, einfach und sicher mit den richtigen Dokumenten zu arbeiten. Abhängig von Zugriffsrechten, aber unabhängig von IT-Kenntnissen. Immobilienunternehmen müssen exakter steuern, welche Informationen für wen in welchem Dokument sichtbar sein sollen. Das minimiert Komplexität und Hürden und schafft Souveränität beim Einzelnen.

Prozessbooster 5: Rechtssicherheit

Arglistige Täuschungen, versteckte Mängel, Fehlinformationen, so lang die Liste für Rücktritte von Kauf- und Mietverträgen ist, so hoch summieren sich die Kosten für betroffene Unternehmen. In Deutschland werden immer wieder immobilienrechtliche Verträge vorzeitig angefochten oder gekündigt – aufgrund fehlerhafter Informationen. Wenn Entscheidungen auf Grundlage alter oder fehlerhafter Dokumente getroffen werden, wird dies teuer. Die DEKA stellt in einer Studie beispielsweise fest, dass allein zwei Drittel der Flächenberechnungen in der Assetklasse Wohnen fehlerhaft sind. Rechtsunsicherheiten sind Margenkiller und können existenzbedrohlich sein. Im Gegenzug eröffnet mehr Rechtsicherheit eine höhere Rendite.