Die digitale Zukunft - die Power von vernetzten Systemen

Jürgen Forscht

Viele Kunden wünschen sich eine All-in-One-Lösung, eine Software, die alles kann. Ein ERP- und Buchhaltungssystem, das nicht nur eine rechtssichere und vollautomatisierte Buchhaltung mit Controlling-Funktion bietet, sondern gleichzeitig auch noch CRM, DMS / ECM, Kommunikationsplattform, E-Mail Client, Vorgangsmanagement und vieles mehr ist. Umgangssprachlich: die eierlegende Wollmilchsau.

Die Realität sieht jedoch meist anders aus. Selten kann ein System alles, vor allem nicht in allem gleich gut sein. Die Kraft der digitalen Zukunft liegt vielmehr in modernen, über Schnittstellen vernetzten Systemen, die Workflows ermöglichen, die sich anfühlen, als wären sie aus einem Guss. Erfahrt aus der Praxis der Hausverwalter Branche, wie man moderne, Schnittstellen basierte Systeme nutzen und miteinander verbinden können, um Arbeitsabläufe einfach zu digitalisieren, automatisieren und dadurch wertvolle Arbeitszeit im Tagesgeschäft einzusparen.

Das Problem mit der Vernetzung im Markt

PropTechs erfreuen sich großer Beliebtheit, weil sie oft optimale Lösungen für bestimmte Bereiche oder Problemstellungen liefern – es gibt immer mehr Lösungen im Markt, um bestimmte Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren.

Gleichzeitig besteht jedoch das Problem, dass Anwender dadurch immer öfter in ihrem Arbeitsalltag auf mehreren Plattformen gleichzeitig arbeiten müssen. Das ist dann unschön, wenn diese Plattformen nicht gut miteinander verknüpft sind, weil zB das ERP System eine lokal auf dem Server installierte On-Premise Software ist und zusammen mit modernen Browser-basierten Applikationen genutzt wird. Begleitet wird dieses Problem von der Herausforderung, dass die meisten Systeme dieselben Stammdaten als Basis benötigen und regelmäßig auf allen Plattformen aktualisiert werden müssen. Dabei stellt sich schnell die Frage, welches System die Datenhoheit innehat und ob und wie sich dieses System mit all den anderen Tools verknüpfen lässt, ohne Daten aufwändig mehrfach pflegen zu müssen.

Aus diesem Grund sehnen sich viele Anwender nach einer einfachen All-in-One Lösung, die alles kann – und das in Perfektion. In der Realität stellt sich dies jedoch meist als Wunschvorstellung heraus, denn kein System weist die Kompetenz auf, all die verschiedenen Bereiche und Anwendungsfälle optimal abzudecken. Zudem steckt die Innovationskraft im Markt selten in einem Unternehmen, sondern entfaltet sich über die Vielzahl an Unternehmen, die an smarten Lösungen arbeiten.

Das Grundproblem liegt meist darin, dass das ERP System als das führende System die verschiedenen Tools und Prop-Tech Lösungen live verknüpfen und in workflows einbinden müsste, dies aber nicht kann, weil die meisten ERP Systeme nicht Cloud-Basiert sind oder nicht mit wirklich offenen bidirektionalen Schnittstellen arbeiten. Sie fungieren meist abgekapselt und passen nicht in eine moderne Welt von sich ständig ändernden Anforderungen und vernetzten Systemen.

Die Kraft der digitalen Zukunft liegt vielmehr in modernen, über Schnittstellen vernetzten Systemen, die Workflows ermöglichen, die sich anfühlen, als wären sie aus einem Guss.

Die Kraft der digitalen Zukunft liegt vielmehr in modernen, über Schnittstellen vernetzten Systemen, die Workflows ermöglichen, die sich anfühlen, als wären sie aus einem Guss.

Das Ziel ist klar

Es geht daher darum, das Arbeitsumfeld und Arbeitsabläufe im Alltag holistisch anzuschauen, um diese modern, digital und einfach zu gestalten. Dabei sollte man sich von dem Gedanken entfernen, die vermeintlich allumfassende Komplettlösung zu finden und besser das bereits vorliegende reale Potenzial auf dem Markt nutzen. PropTechs bieten schon heute für viele Arbeitsbereiche effiziente und cloudbasierte Lösungen, die bestehende Systeme ergänzen können. Auch bekannte Standardsoftware wie Office 365 von Microsoft, Dropbox oder G-Suite von Google lassen sich gut in Abläufe einbinden und für die Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen.

Moderne vernetzte Systeme sind dabei nicht nur für die Automatisierung von Arbeitsabläufen wertvoll, sondern auch, um die Attraktivität der Branche für Nachwuchskräfte zu erhöhen – heranwachsende Fachkräfte der nächsten Generation sind es gewohnt, regelmäßig neue Apps zu installieren und wollen auch am Arbeitsplatz mit modernen und einfachen Systemen arbeiten.

Vernetzte Systeme – Alle für einen. Einer für alle

Entscheidend ist dabei, dass die genutzten Systeme cloudbasiert sind und sich über offene Schnittstellen verbinden lassen. Dabei darf ein System nicht fehlen: das ERP- und Buchhaltungssystem als zentrales Herzstück der Systemlandschaft. Nur wenn das ERP System als Kern der Systemlandschaft cloudbasiert ist und dank offener und bidirektionaler Schnittstellen mit Kundenportalen, Dokumentenmanagement-Systemen kommunizieren und in Echtzeit Daten austauschen kann, können moderne Systemlandschaften und Arbeitsabläufe aufgebaut werden. Dabei muss die Einführung und Verknüpfung nicht kompliziert und den Technologie-erfahrenen Nutzern vorbehalten sein. Immer öfter stimmen PropTech Unternehmen ihre Lösungen aufeinander ab und bieten tiefergehende Integrationen von Tools mit passenden Workflows standardmäßig an. Ein modernes Schnittstellen-basiertes ERP-System wird so zum Enabler und Marktplatz, um Marktteilnehmer miteinander zu verbinden und automatisierte Workflows über Plattformen hinweg zu ermöglichen.

Das vernetzte und automatisierte Arbeiten der Zukunft

Moderne Schnittstellen-basierte Lösungen ermöglichen zunächst einmal eine automatisierte und plattformübergreifende Datenpflege. Adressänderungen werden beispielsweise im Kundenportal oder ERP System erfasst und sind nur wenige Sekunden später in allen anderen Systemen inklusive Microsoft Outlook aktualisiert.

Vernetzte Systeme beschränken sich aber nicht nur auf die Weitergabe von Daten, sondern ermöglichen auch plattformübergreifende Workflows und Automatisierungen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von einem Eigentümer die Meldung über einen Versicherungsschaden, zB eine Leckage. Über das Vorgangsmanagement des Portals kann direkt der Installateur beauftragt und der Schaden dem Versicherungsmakler gemeldet werden, die beide ebenfalls auf dem System arbeiten oder an diesen angebunden sind. Im ERP System wird beim entsprechenden Objekt und beim Eigentümer in den Kontakten der Vorfall ebenfalls direkt angezeigt, weil die beiden Systeme miteinander verknüpft sind. Der Nutzer kann direkt aus dem ERP System über einen ganz einfachen Weblink in den Vorgang springen und dort alle Details ansehen.

Wenn die Rechnung zum Schaden reinkommt, erkennt das ERP-System über die integrierte Texterkennung automatisch das Objekt und alle wichtigen Rechnungsdaten. Auf Basis der Objekterkennung werden alle zugehörigen Vorgänge angezeigt, so dass der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, die Rechnung mit dem Vorgang zu verknüpfen. Auf Basis dieser Daten kann das System den Beleg automatisiert sowohl im entsprechenden Vorgang als auch im DMS System (z.B. Microsoft Sharepoint) im entsprechenden Rechnungsordner des Objektes ablegen. Die Datei enthält dabei alle Metadaten, die zur Weiterverarbeitung notwendig sind, inklusive dem Link zur Rechnung im ERP System, so dass es problemlos möglich ist, aus dem Vorgangssystem oder dem DMS System in das Buchhaltungssystem zur verbuchten Rechnung zu springen, um den Bezahlstatus einzusehen. Im Vorgangsmanagement sieht der Versicherungsmakler die Rechnung und kann direkt die Schadensregulierung anweisen und abschließen.

Die Zukunft ist heute

Vernetzte Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, den Arbeitsalltag zu erleichtern und analoge Prozesse zu einem Relikt der Vergangenheit zu machen. Dank der plattformübergreifenden Kommunikation der Systeme können also die besten Lösungen für einen jeweiligen Funktionsbereich von überall und zu jeder Zeit genutzt werden. Dank verlinkter Vorgänge wechseln sie nahtlos zwischen Programmoberflächen, was Medienbrüche verhindert und Arbeitszeit einspart. Neben den Erleichterungen der alltäglichen Aufgaben können so gleichzeitig auch junge Mitarbeiter für ein Unternehmen mit modernen, zukunftsorientierten und vor allem vernetzten Lösungen geworben werden.

Warum also auf morgen warten, wenn die Zukunft bereits heute begonnen hat.

Über den Autor

Jürgen Forscht

Buchhalter, Hausverwalter und COO bei Impower

Jürgen Forscht ist ein Experte für komplexe Herausforderungen. Er beweist, dass unternehmerisches Denken und menschliches Handeln nicht im Widerspruch stehen.

Seit 2021 ist er COO bei der Impower GmbH.