Um an behördliche Dokumente zu gelangen, ist häufig viel Geduld gefragt. Das deutsche Behördensystem steht vor dem Problem, dass zahlreiche unterschiedliche Ämter für Grundstücksinformationen zuständig sind. In Deutschland gibt es alleine für Immobilienbehördengänge über 15.000 heterogen organisierte Stellen. Aufgrund der hohen Komplexität in der Behördenkommunikation ist es für die Immobilienexperten kaum möglich neben ihrem üblichen Tätigkeiten sich nachhaltig um die Beschaffung von diesen Dokumenten zu kümmern. Zunächst muss der richtige Ansprechpartner sowie das korrekte Antragsverfahren identifiziert werden. Dabei sind unterschiedlichste Behörden involviert – Katasteramt, Amtsgericht, Bauamt, Denkmalamt, Umwelt, Finanzamt bis hin zur Kommunalverwaltung und viele weitere. Während Aufforderungen immer lauter werden, Ressourcen zu sparen und die Umwelt zu schützen, verlaufen gleichzeitig in vielen Behörden die Prozesse immer noch analog. Neben der Gefahr, dass Anträge, Rechnungen oder die geforderten Auskünfte verloren gehen könnten, werden tonnenweise Papier verschwendet. In vielen Fällen wird sogar verlangt, für die Einsicht, beispielsweise einer Bauakte, vor Ort anzureisen.

Während es eigentlich im 21. Jahrhundert selbstverständlich sein sollte, Dokumente über Online Portale zeitnah beantragen zu können, zeigt die Realität das Gegenteil. So sind die betroffenen – meist Property oder Asset Manager – regelmäßig mit der Recherche von Ansprechpartnern, der Erstellung von Vollmachten und Anträgen sowie den einhergehenden buchhalterischen Angelegenheiten, beschäftigt. Während diesen Tätigkeiten werden zahlreiche Unternehmensressourcen verschwendet.