Immobilienbezogene Behördengänge digital abbilden – Ist das möglich?

Mit dem Lebenszyklus einer Immobilie geht das kontinuierliche Management aller Kernprozesse rund um Planung, Bau, Betrieb und Vermarktung einher. Dies beginnt mit der Planungs- und Realisierungsphase, wird mit dem Gebäude- und Bestandsmanagement fortgeführt und endet je nach Strategie in einer Transaktion. In der Bestandsphase gilt es vor allem für Asset und Property Manager den Immobilienwert stetig zu steigern und das Objekt zu einer rentablen Kapitalanlage zu machen. Um den Immobilienwert oder Veränderungen am Grundstück in jeder Phase des Lebenszyklus evaluieren zu können, bedarf es regelmäßig einer Vielzahl an Behördenauskünften. Hierzu zählen beispielsweise Grundbuch- oder Katasterauszüge, Altlasten- und Baulastenauskünfte sowie planungsrechtliche Bescheide.

Der Behördendschungel im 21. Jahrhundert

Um an behördliche Dokumente zu gelangen, ist häufig viel Geduld gefragt. Das deutsche Behördensystem steht vor dem Problem, dass zahlreiche unterschiedliche Ämter für Grundstücksinformationen zuständig sind. In Deutschland gibt es alleine für Immobilienbehördengänge über 15.000 heterogen organisierte Stellen. Aufgrund der hohen Komplexität in der Behördenkommunikation ist es für die Immobilienexperten kaum möglich neben ihrem üblichen Tätigkeiten sich nachhaltig um die Beschaffung von diesen Dokumenten zu kümmern. Zunächst muss der richtige Ansprechpartner sowie das korrekte Antragsverfahren identifiziert werden. Dabei sind unterschiedlichste Behörden involviert – Katasteramt, Amtsgericht, Bauamt, Denkmalamt, Umwelt, Finanzamt bis hin zur Kommunalverwaltung und viele weitere. Während Aufforderungen immer lauter werden, Ressourcen zu sparen und die Umwelt zu schützen, verlaufen gleichzeitig in vielen Behörden die Prozesse immer noch analog. Neben der Gefahr, dass Anträge, Rechnungen oder die geforderten Auskünfte verloren gehen könnten, werden tonnenweise Papier verschwendet. In vielen Fällen wird sogar verlangt, für die Einsicht, beispielsweise einer Bauakte, vor Ort anzureisen.

Während es eigentlich im 21. Jahrhundert selbstverständlich sein sollte, Dokumente über Online Portale zeitnah beantragen zu können, zeigt die Realität das Gegenteil. So sind die betroffenen – meist Property oder Asset Manager – regelmäßig mit der Recherche von Ansprechpartnern, der Erstellung von Vollmachten und Anträgen sowie den einhergehenden buchhalterischen Angelegenheiten, beschäftigt. Während diesen Tätigkeiten werden zahlreiche Unternehmensressourcen verschwendet.

Fokussierung auf das Kerngeschäft mit DocEstate

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass die digitale Transformation der Immobilienbranche mehr als notwendig ist und immer wichtiger wird. Das Thema „Behördengänge in der Immobilienwirtschaft“ verdeutlichen wie sehr Deutschland im technischen Fortschritt hinterherhinkt. Insbesondere der Government-Bereich muss weiterentwickelt werden. Das Proptech DocEstate hat sich dieser Herausforderung angenommen und eine zentrale Plattform entwickelt, welche es erlaubt bundesweit sämtliche Behördengänge digital abzuwickeln. Hierüber können alle immobilienbezogene Behördenauskünfte automatisch beantragt und nach kurzer Zeit im persönlichen Datenraum abgerufen werden. Investment Manager, Banken, Anwaltskanzleien, Maklerhäuser brauchen sich um nichts weiter als die Übermittlung der Grundstücksdaten und Vollmachten kümmern. Dabei werden neben Zeit und eigenen Ressourcen, die Qualität und Vollständigkeit der Dokumente angehoben. Somit sich u.a. Asset und Property Manager auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren.