Wie analoges Dokumenten-Chaos zur digitalen Symphonie wird

Stellen Sie sich vor, alle Bereiche eines Immobilienunternehmens würden über alle Lebenszyklusphasen hinweg, wie ein perfekt eingespieltes Symphonie-Orchester zusammenarbeiten?
Alle Musizierenden beherrschen ihr gestimmtes Instrument in Perfektion. Doch nur durch das aufeinander abgestimmte Zusammenwirken aller Musiker, geführt durch einen Dirigenten, ergibt sich ein einzigartiges Erlebnis.

Wie lässt sich dieses Bild auf den Arbeitsalltag von Immobilienprofis adaptieren?

Zahlreiche unterschiedliche Systeme, heterogene und verteilte Dokumentenablagen, fehlende Standardisierung von Prozessen und Daten, begleitet von Medienbrüchen, erschweren es den Beteiligten ihre Instrumente im Orchester auf einem Niveau zu spielen, sodass Zuhörende bereit sind ihr Geld dafür zu investieren.

Die Instrumente stimmen – Prozesse und Lösungen kombinieren

Gut gestimmte Instrumente sind mit all den Informationen und Dokumenten gleichzusetzen, welche die jeweiligen Fachbereiche (also die Musizierenden) benötigen, um ihre Aufgabe bestmöglich meistern zu können. Liegen die benötigten Informationen und Dokumente nicht vor, wäre dies als wären die Saiten einer Violine bei jedem Stück anders angeordnet. Doch sollte “Für Elise” nicht immer dieselbe Melodie haben?

Um dies auch für uns, als Immobilienprofis zu erreichen, ist es wichtig, Prozesse und Lösungen so zu kombinieren, dass die jeweils relevanten Informationen und Dokumente den Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung stehen und das ohne Medienbrüche.

Die Noten lernen – Individuelle Prozess-Anforderungen berücksichtigen

Noten sind die Prozesse. Ein fokussierter Musiker, mit einem perfekt gestimmten Instrument, in Verbindung mit einem optimalen Timing, ist die Grundlage für ein gelungenes Musikstück.

Hierbei sollte nicht vergessen werden: verschiedene Musizierende eines Orchesters spielen auch unterschiedliche Noten.

Dieses Bild ist äquivalent zu den unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Fachbereiche an ihre Prozesse. Die Rechtsabteilung begutachtet beispielsweise einen Mietvertrag aus einem rechtlichen Kontext, wohingegen ein Asset Manager eher kommerzielles Interesse an dem Dokument hat. Daher ist es entscheidend, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) individuelle Anforderungen an die branchenspezifischen Prozesse berücksichtigt.

Das Orchester zusammenstellen – Den Grundstein legen für Kollaboration unter Immobilienprofis

Alle Musizierenden beherrschen nun ihr gestimmtes Instrument perfekt und spielen ihre individuellen Noten zur richtigen Zeit. Doch der Paukenschlag einzelner Künstler ergibt noch kein Orchester.

An den richtigen Stellen arrangiert und in Verbindung mit den anderen Instrumenten, entstehen jedoch echte Emotionen.

Das Fundament für eine fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit (als Orchester) ist geschaffen, wenn alle Beteiligten eine ideale Arbeitsgrundlage mit allen benötigten Dokumenten vorliegen habe. Erst dann können sie das Potenzial ihrer Fähigkeiten voll ausschöpfen und sich dabei gegenseitig unterstützen.

Dem Dirigenten vertrauen – Die richtige Lösung adaptieren

Der Dirigent gibt die Zeichen für Rhythmus, Takt, Einsatz und Pausen und ist das Bindeglied zwischen den einzelnen Musizierenden und dem Musikstück. Durch ihn entsteht Harmonie. Er ist ein Enabler und Wegweiser. Er leistet Hilfestellung für die Künstler, damit sie zu einer Einheit werden und ihr volles Potenzial nutzen können.

In unserem Beispiel ist das DMS der Dirigent. Es bietet allen Mitarbeitenden die Informationen, um ihren Job ideal erfüllen zu können. Dabei unterstützt es die Prozesse entlang des gesamten Immobilien-Lebenszyklus durch Automatisierung, eine medienbruchfreie Integration mit anderen Systemen und Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente, in Echtzeit.

Die Symphonie – Die Menschen mit einbeziehen

Nun, wo unser Orchester startklar ist, ist es an der Zeit, die Symphonie zu komponieren.

Damit Emotionen überhaupt entstehen können, ist es essenziell, dass sich die Musizierenden mit dem Stück identifizieren und im Team zusammenarbeiten. Spielt auch nur ein Künstler einen falschen Ton, ist das für den Zuhörer erkennbar, obwohl das Orchester aus zahlreichen Musikern besteht.

Identifikation und Zusammenarbeit sind auch bei der Einführung eines DMS ein entscheidender Erfolgsfaktor und auch hierbei sind die Emotionen nicht zu unterschätzen. Daher ist es wichtig, die einzelnen Fachbereiche in die Entscheidungsfindung für eine neue Lösung mit einzubeziehen, um Identifikation zu schaffen. Insbesondere, wenn es um innovative Lösungen geht, ist nicht selten ein Shift im Mindset erforderlich, der Vertrauen voraussetzt.

Die Durchführung von Workshops und einem professionellen Onboarding ist besonders wertvoll, um den Beteiligten Ihre Ängste vor dem Neuen zu nehmen und aufzuzeigen, welchen Nutzen sie durch die neue Arbeitsweise haben.

Fazit

Wurde diese Hürde einmal genommen, wird das Dokumentenmanagement für Immobilienprofis zur digitalen Symphonie. Das heißt, egal welche Anforderungen zukünftig auf das Orchester einprasseln, sie sind in der Lage diese zu bewältigen. Beachtet man den steigenden Druck auf die Immobilienbranche u.a. durch Regulierung, ESG, BaFin etc. wird dieser Faktor zu einem unschlagbaren Wettbewerbsvorteil und trägt maßgeblich zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens bei.